Resumo

As Instituições de Ensino Superior (IES) têm se esforçado para incorporar melhorias abrangentes na execução de seus processos administrativos e em sua gestão com a finalidade de aumentar o desempenho administrativo e promover processos ágeis e satisfatórios. A gestão de processos permite que os sistemas das IES sejam reestruturados visando o alcance da melhoria contínua e de resultados tangíveis para instituição tornando seus processos eficientes e maximizando o valor entregue a seus clientes. Neste contexto, o presente artigo propõe a elaboração de um mapeamento de processo em uma IES privada do Estado do Rio Grande do Sul aplicado ao registro de atividades complementares da Coordenação do Curso de Administração. A proposta de mapeamento tem como finalidade promover a melhoria do fluxo de informações presentes no processo de registro de atividades complementares eliminando erros presentes neste processo, tornando o fluxo de informações mais eficiente e ágil para o gerenciamento destas atividades. Foi realizado um estudo de caso de natureza descritiva. Para a representação da modelagem do processo foi utilizada a linguagem BPMN (Business Process Modeling and Notation), sendo utilizado o software BizAgi para descrever em um ambiente gráfico. A partir da análise do processo atual, identificou-se como proposta de melhoria a implementação de um formulário eletrônico para registro das atividades complementares por parte do aluno. foi proposto um novo fluxo do processo com utilização de meios eletrônicos, que proporcionam maior agilidade, eliminação de desperdício de papéis e de tempo.

Higher Education Institutions (HEIs) have endeavored to incorporate comprehensive improvements in the execution of their administrative processes and management in order to increase administrative performance and promote agile and satisfactory processes. Process management allows HEI systems to be restructured to achieve continuous improvement and tangible results for the institution, making its processes efficient and maximizing the value delivered to its clients. In this context, the present article proposes the elaboration of a process mapping in a private HEI of the State of Rio Grande do Sul, applied to the registration of complementary activities of the Administration Course Coordination. The purpose of the mapping proposal is to promote the improvement of the information flow present in the complementary activity registration process, eliminating errors present in this process, making the information flow more efficient and agile for the management of these activities. A descriptive case study was conducted. To represent the process modeling, the Business Process Modeling and Notation (BPMN) language was used, and BizAgi software was used to describe in a graphical environment. From the analysis of the current process, it was identified as improvement proposal the implementation of an electronic form for the registration of complementary activities by the student. A new process flow was proposed with the use of electronic means, which provide greater agility, elimination of paper waste and time.